Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt, welche Personendaten wir bei der Nutzung von Swisscribe bearbeiten, wozu und wie lange. Sie richtet sich nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und, soweit anwendbar, nach der Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO).

1. Verantwortlicher

[Vorname Nachname]
[Strasse Nr., PLZ Ort], Schweiz
E-Mail: kontakt@swisscribe.ch

2. Welche Daten wir bearbeiten

Kontodaten: E-Mail-Adresse, optional Name, Passwort (nur als Hash gespeichert) und Ihre Einstellungen. Bei Anmeldung mit Google oder Microsoft zusätzlich eine Kennung dieses Kontos.
Aufnahmen und Transkripte: die Dateien, die Sie hochladen, deren Dateiname und Dauer, Ihr optionaler Kontext-Text sowie das erstellte Transkript. Aufnahmen können Personendaten von Dritten enthalten, etwa von Gesprächsteilnehmenden.
Zahlungsdaten: Betrag, Zeitpunkt und Status Ihrer Aufladungen sowie Ihr Guthaben. Kartendaten erhalten wir nicht; diese bearbeitet ausschliesslich der Zahlungsdienstleister.
API-Schlüssel: Name, Anfang des Schlüssels und Zeitpunkt der letzten Nutzung. Den Schlüssel selbst speichern wir nur als Hash.
Technische Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt und aufgerufene Adresse in Server-Protokollen, zur Sicherheit und zur Fehlersuche.

3. Zwecke

Erstellen und Bereitstellen Ihrer Transkripte
Führen Ihres Kontos und Ihres Guthabens, Abrechnung der Aufträge
E-Mails, die zum Dienst gehören, etwa zum Zurücksetzen des Passworts oder die Benachrichtigung, dass ein Transkript bereit ist (abschaltbar)
Sicherheit, Schutz vor Missbrauch und Fehlerbehebung
Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere der Buchführung

Wir verwenden Ihre Aufnahmen und Transkripte nicht zum Trainieren von KI-Modellen, nicht für Werbung und verkaufen keine Daten. Wir setzen keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge ein.

Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützen wir uns auf die Erfüllung des Vertrags mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b), gesetzliche Pflichten (lit. c) und unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (lit. f).

4. Empfänger

Wir geben Daten nur an Dienstleister weiter, die wir für den Betrieb brauchen und vertraglich zum Datenschutz verpflichten:

IT- und KI-Dienstleister mit Rechenzentren in der Schweiz: Hosting, Datenbank, Spracherkennung und sprachliche Überarbeitung. Ihre Aufnahmen und Transkripte werden ausschliesslich in der Schweiz verarbeitet und gespeichert.
Zahlungsdienstleister (Karten- und TWINT-Zahlungen; dabei können Daten in die EU und die USA übermittelt werden).
Login-Anbieter Google oder Microsoft, nur wenn Sie diese Anmeldung wählen (USA).
Dienstleister für den E-Mail-Versand (Passwort zurücksetzen, Benachrichtigungen).

Bei einer Übermittlung in Länder ohne angemessenen Datenschutz stützen wir uns auf anerkannte Garantien wie die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission oder auf eine Zertifizierung des Empfängers nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework.

5. Aufbewahrung

Aufnahmen: werden direkt nach der Verarbeitung gelöscht. Nicht verarbeitete Dateien löschen wir spätestens nach 24 Stunden.
Transkripte: werden 7 Tage nach Abschluss gelöscht, oder früher, wenn Sie sie selbst löschen. In Sicherungskopien der Datenbank (in der Schweiz) können sie bis zu 14 Tage länger enthalten sein.
Kontodaten: bis Sie Ihr Konto löschen. Danach wird Ihre E-Mail-Adresse anonymisiert.
Buchungsdaten (Aufladungen, Abbuchungen, Dateiname, Dauer und Kosten der Aufträge): 10 Jahre, wie es das Gesetz für Geschäftsunterlagen verlangt.
Server-Protokolle: nur so lange, wie es für Sicherheit und Fehlersuche nötig ist.

6. Cookies

Wir verwenden nur technisch notwendige Cookies: ein Sitzungs-Cookie, solange Sie angemeldet sind, und während einer Anmeldung mit Google oder Microsoft ein kurzlebiges Cookie zum Schutz dieses Vorgangs. Es gibt keine Werbe- oder Analyse-Cookies.

7. Datensicherheit

Verbindungen sind verschlüsselt (HTTPS). Passwörter und API-Schlüssel speichern wir nur als Hash. Der Zugriff auf Server und Daten ist auf das Nötige beschränkt.

8. Ihre Rechte

Sie können Auskunft über Ihre Daten verlangen, sie berichtigen oder löschen lassen, der Bearbeitung widersprechen und Ihre Daten in einem gängigen Format erhalten. Ihr Konto und Ihre Transkripte können Sie jederzeit selbst löschen. Für alle Anliegen genügt eine E-Mail an kontakt@swisscribe.ch. Sie können sich zudem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren.

9. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich der Dienst ändert. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung.

Stand: Oktober 2026